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出来る営業マンのフォローメールの書き方

2020年3月24日

ちょっとしたミスで一気に開封率が下がってしまうフォローメール。一般的な営業メールに比べてテクニックを欲求されるのが、フォローメール作成の難しい部分です。フォローメールの開封率や効果を上げるには、大きく分けて3つのコツが存在します。今回はフォローメールの作成のコツに加え、フォローメールが持つ効果やシチュエーションに合わせたフォローメールのテンプレートを紹介していきます。統計やデータを交えながら解説しているので、ベテランの営業マンの方も必見の内容です。

フォローメールのメリット

先方への印象がよくなる

ビジネスにおいて印象は非常に重要です。フォローメールの使い方次第で、さまざまな好印象を先方に与えられます。印象を上げられる大きな要因の一つが「返信のレスポンス」です。米国企業2,200社以上を対象として調査によれば、60分以内に返信した場合はそうでない場合に比べて先方と有意義な会話をできる可能性が7倍にも向上しました。返信の速さも印象をよくする重要な要素です。レスポンスに加えて、文章が簡潔かつ丁寧であれば、先方が抱く印象はさらに良くなります。

見直しが出来る

フォローメールを活用すれば、自社の商品やサービスの見直しができます。通常の営業メールの開封率は平均24%ですが、フォローメールの開封率はさらに下がります。したがって、多くのユーザーから意見を受けることはできません。ですが、ユーザーならではの視点から商品やサービスのレビューをストックすることは非常に重要です。開封率が高くなれば、商品やサービスに対するフィードバックもより蓄積されるので、見直しの効果はさらに高まります。

メールを作成しながら自分の思考や記憶の整理が出来る

営業マン側の主なメリットは、メールを作成しながら自分の思考や記憶の整理が出来る点です。フォローメールは営業メールに比べて、高い文章テクニックを要します。心理学のテクニックも応用するため、突き詰めればその難易度は計り知れません。よって、開封率を意識したフォローメールの作成は、さまざまな情報を整理する必要があります。このステップで自身の思考や今後のフローを整理できます。複数の業務を抱える営業職において、フォローメールは脳の体操を担っていると言っても過言ではありません。

フォローメールの作成のコツ

御礼メールは当日、遅くても商談の翌日までに送る

前述したとおり、フォローメールのレスポンスが速いと先方から好印象を持たれます。フォローメールだけに限りませんが、24時間以内には必ず返信しましょう。フォローメールの趣旨は先方からのフィードバックと感謝を伝えることです。評価を伺うフォローメールはすぐに送る必要はありませんが、感謝を伝えるフォローメールはなるべく早く送信しましょう。早さを気にしすぎて文章が荒くなると、先方に悪い印象を持たれかねないので注意しましょう。

件名は内容がわかりやすいタイトルにする

件名は開封率に直接関わる要素です。件名があまりにも事務的過ぎると、先方は自動のフォローメールだと思い、メールを開封しません。開封率を上げるためには「人間っぽさ」が重要です。人間っぽさを優先して派手な件名を送ると逆効果になるので、あくまで内容がわかりやすいものにしましょう。件名の文字数は紙媒体で活用されている9文字、もしくは11文字がオススメです。その文字数のなかで3~4単語入るのが理想とされています。

提案内容・決定事項・検討事項を明記する

受注や相談を受けた際は、「提案内容」「決定事項」「検討事項」を必ず明記しましょう。必要ない場合であればなくても構いません。ちなみに人間の記憶力はそこまで高くありません。そのため一回のメールにつき、伝えるべき内容は3つまでが最も理想的です。「提案内容」「決定事項」「検討事項」の3つを伝える際は、なるべく文章に起承転結をつけるようにしましょう。接続詞が自然に使われているメールは離脱率が低い傾向にあります。

例文

アポ獲得後のフォローメール

アポ獲得後のフォローメールでは、次のフローの説明や確認が内容の大半を占めます。全てのフォローメールに言えることですが、アポ獲得後のフォローメールは特に簡潔な文章が求められます。メールで伝える最も効果的な情報数は3つです。これ以上になると先方は内容を覚えてくれない可能性があるので、なるべく3つにまとめるようにしましょう。また、アポ獲得後のフォローメールは一番最初に送信するフォローメールなので、営業マンの印象が決まりやすい要素でもあります。なるべく印象の良い文章や言葉遣いを使うようにしましょう。

悪い例

◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯会社の◯◯でございます。

先ほどはありがとうございます。
次回お打ち合わせは下記にてお願いいたします。

日時:○月○日(水)○時○分
場所:貴社会議室
議題:契約プランと次回契約更新について

当日もお願いいたします。

こちらのメールの悪い点はあまりにも事務的過ぎるところです。アポ獲得後のフォローメールは次回のフローを的確に伝えることが目的ですが、感謝を伝えることは非常に重要です。日時、場所、議題については簡潔にまとまっているため、基本的にはこのままの状態でも構いません。ですが、より良い印象を先方に持ってもらうためにも、議題については詳細を明示した方が良いでしょう。また、その他の文章でも改善できる点はいくつもあります。特に「当日もお願いいたします。」という文章は先方によっては、無愛想と思われる可能性が大きいので言い換えが必要です。アポ獲得後のフォローメールでは礼儀と文章の簡潔さを重視して送信しましょう。

良い例

◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯会社の◯◯でございます。

先ほどはありがとうございます。
次回お打ち合わせに関して、ご連絡させていただきます。

日時:○月○日(水)○時○分
場所:貴社会議室
下記2点についてご相談をさせていただきたく存じます。
1:契約プランについて
現在のプランと比較をし、貴社に合った最適のプランをブラッシュアップさせていただきます。貴社内でご質問等ございましたら、事前にお教えいただけると幸いでございます。
2:次回契約更新について
上記を踏まえて、次回弊社がどのようにお役立ちできるか、資料を基にご説明をさせていただきます。

当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文のポイントは、議題の明確な提示にあります。悪い例では議題だけを提示していましたが、それだけでは先方が事前の準備をできません。議題ごとに目的や事前報告をしておくことで、会議がよりスムーズに進められます。また印象をよくするため、文章の細部を丁寧な表現に統一しています。これにより先方への感謝が伝わりやすくなるので、ここも抑えておきましょう。

打ち合わせ後のフォローメール

打ち合わせ後のフォローメールでは打ち合わせ内容のすり合わせや次のフローの説明などがメインになります。こちらもアポ獲得後のフォローメールと同様に簡潔な文章でまとめる必要があります。これは営業メールの統計なのですが、Boomerang社の調査によれば単語数が2500を超えた内容のメールの返信率は3分の1にまで低下しました。あくまで営業メールに関する調査ですが、いかに簡潔な文章が重要か分かる統計です。フォローメールにおいても、なるべく簡潔な文章を使うことで先方が不快に思わないようにリスクヘッジをしましょう。

悪い例

本日はありがとうございました。
貴社のお役に立てるよう、私も頑張りますので
どうぞよろしくお願いいたします。

この例文の悪い点は大雑把なところにあります。見ていて非常に「適当」な印象を受けると思います。打ち合わせ後のフォローメールは時間を使っていただいた先方に感謝を伝えることが大前提です。このような文章では感謝どころか、悪い印象を与えかねません。文章にも具体性がないため、テンプレートのように思われてしまう可能性があります。さらに本文中に自分を名乗っていませんので、貴社がわざわざメールの宛先を調べないといけません。ビジネスにおいて、最初に名乗ることは非常に重要です。先方によっては、何件もこういった会議を持ちあせている場合があるので、フォローメールに限らず連絡する際は必ず名乗りを上げるようにしましょう。

良い例

◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯会社の◯◯でございます。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございました。
最初に余談が過ぎてしまい、大変失礼いたしました。大変、面白いお話をお伺いできてよかったです。

また、私からのご提案もしっかりと聞いていただき、ありがとうございました。
頂いたご質問により、弊社の改善すべき点をブラッシュアップさせていただきました。
重ね重ね、ご御礼申し上げます。
次回の面談にむけて、私の方でご利用をいただくにあたってのシミュレーションを立てさせていただきます。
こちらは改めて、ご報告させていただきたく存じます。

○○様にはお手数をお掛けいたしますが、ご利用いただける際のご予算や実施時期について、社内でのご検討をお待ちしております。
今週末(○日)を目処にご返答いただけると幸いです。

色々とお話をお伺いし、改めて貴社のお力になりたいと強く感じております。
ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。

こちらの例文では名乗りを挙げる他、次回の連絡に関する事前報告も追加しました。これにより、今後のフローを明確にできます。少しラフな表現を入れることで、文章のやわらかさが出るので、打ち合わせ後のフォローメールでは読みやすさも意識しましょう。

契約後のフォローメール

契約後のフォローメールは感謝やサービスの評価を伺うことがメインになります。業態によって異なりますが、2度目の契約の可能性がある職業の場合は、このフォローメールは非常に重要です。先方によってはアフターケアも評価の基準としています。契約後のフォローメールの印象が悪かった場合、業界内での評判が下がったり、2回目移行の契約がなかったりしてしまうので、ビジネスマナーに基づいた文章でメールを送りましょう。サービスの評価を伺う場合も、なるべく質問数が少なく事務的過ぎない言葉で問いかけるようにしましょう。

悪い例

◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯会社の◯◯でございます。

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご契約について、承知いたしました。
今後については、またご連絡いたします。
よろしくお願い申し上げます。

こちらの例文はあまりにも無機質過ぎます。何を伝えたいのかもハッキリしていません。これでは先歩に悪い印象を持たれてしまうのは仕方ないでしょう。フォローメールでは熱意を伝えることも重要です。先方の力になれるように頑張っている雰囲気を演出することも、信頼関係を築く上で非常に重要です。また、こちらの文章は具体的なことが何一つかかれていません。前述したように、先方によっては似たような取引先を多数抱えている場合があります。文章に違いを出すことで、どの案件なのか理解してもらう必要があるので、具体的な内容を書くことも重要です。

良い例

◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯会社の◯◯でございます。

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
また、今回ご依頼をいただきまして、併せてご御礼申し上げます。

○○様に先日お伺いした課題や問題をしっかりと解決できるよう、私も全力で改善を加えていきたいと思います。
改めて、よろしくお願い申し上げます。

今後については、下記の流れで進めさせていただければと存じます。
1)契約書のご送付:弊社
2)契約書ご返送:貴社
3)サービス開始

サービス開始までに、実際の運用開始に向けてお打ち合わせをさせていただければと思います。

基本的な流れは以上でございます。
詳細については、添付資料をご確認いただけますと幸いでございます。
また、改めてお電話もさせていただきます。

繰り返しですが、改めてこの度は素晴らしいご縁を誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文では感謝に加え、今後のフローも具体的に説明しています。契約を頂いた後にも打ち合わせをする場合が過半なので、フローの明示は意識しておきましょう。

まとめ

印象がよくなるフォローメールは、どれも具体的であることが分かると思います。感謝を伝えることが大前提ですが、フローの説明をすることも非常に重要です。ただ感謝を伝えるだけでなく、今後のフローを円滑に進めるためにも事前報告を常に行うよう、意識をしましょう。また、契約が成立しても気を緩めてしまってはいけません。次回の契約更新に影響を与えかねないので、契約後のフォローメールでも具体性を欠かず、内容を伝えることが非常に重要です。

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