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営業支援システムとは?導入前に気を付けるべき失敗パターン

2020年3月26日

ブラックボックス化されている営業情報を可視化するべく開発された営業支援システム。1993年に米国から導入されていった営業支援システムですが、日本での実装は早くはありませんでした。営業=根性といった文化が日本の営業には根付いていたためと思われます。現在でも日本の営業業界での営業支援システムの導入は、決して多いとは言えません。今回は営業支援システムの機能やメリット、さらに失敗パターンについても解説していきます。

営業支援システムとは

営業支援システム(SFA)とは

営業のプロセスや進捗状況を把握し、分析をかけるシステムのことをSFA(Sales Force Automation)と言います。具体的には顧客管理、案件管理、商談管理、プロセス管理、売上予測といった機能を持っています。営業に特化させた機能を充実しているので、売上を上げるという意味では非常に優秀なツールです。スケジュール管理やTODOリスト管理、さらには見積書の作成などのオプション機能を揃えていることが多いため、SFAひとつで多くの作業をサポートすることが可能です。

CRMとの違い

CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客管理がメインのツールを指します。SFAが売上を改善するための機能が充実しているのに対し、CRMは顧客の満足度を可視化する機能が充実しています。しかし、最近はSFAの機能が汎用化しているため、CRMとSFAの差がなくなりつつあります。満足度調査やプロスペクトへのメール配信などをメインに使いたい場合は、CRMを使うことが過半です。

営業支援システムの機能

顧客情報の管理

SFAの強みは顧客情報を詳細まで管理できる点です。会社名、氏名、役職、所在地、電話番号、メールアドレスなどの基本情報を管理するのはもちろんのこと、名刺を自動で認識してデータ化する機能なども備えています。複数のプロスペクトを抱えている場合、個人で顧客管理をするのは、時間面でも技術面でも限界があります。SFAはあらゆる営業に対応したUIデザインを採用しているため、急ぎの際でも顧客情報を迅速な管理が可能です。

案件管理

SFAには案件の詳細な情報を管理する機能を搭載しています。具体的には営業先企業、営業担当、提案商品・サービス、営業の進捗状況などを管理または共有することが可能です。営業マンは案件ごとにタスクを管理でき、営業マネージャーはそれぞれの進捗状況を確認できます。受注予定日や受注見込額なども管理できるので、さまざまな業態の営業職に対応可能です。また、案件の報告などもこの機能を使って容易に行えるので、会議がスムーズに進行するといったメリットも存在します。

商談の管理

案件管理のオプションとして機能するのが、商談管理機能です。具体的には、過去の商談履歴、商談の目的、商談時間、担当者、決済者、提案書、提案金額、進捗状況などを管理でき、案件管理と同様に共有が可能です。進捗状況や問題点などを可視化できるので、営業マネージャーによるアドバイスも行えます。トップレベルの営業マンに共通している点を可視化しやすいので、新人営業マンを育成する際に、非常に役立つツールです。

営業活動の管理

業績を向上させる上で、営業マンの行動を管理することは非常に重要です。特にセールスコール業務の成績向上においては、営業活動の管理は非常に有効です。具体的には営業活動の管理(プロセス管理)ではコール数、アポイント数、訪問数、受注率などを管理できます。プロセス管理はSFAの強みである売上の改善に直接関わる機能です。この機能を使いこなせれば、今まで見えていなかった成功法則の可視化ができます。

社内SNS

社内SNSを使えば、今までいちいち日報で提出していた商談時の内容をスムーズに共有できます。商談から日報提出までタイムラグがある場合、情報を正確に伝えられないリスクがあります。社内SNSはスマートフォンですぐに進捗状況を共有できるため、業務の円滑化を図ることが可能です。社内SNSを導入しても上司が確認しなかったりすると、社内で定着しない可能性があります。こういった事例はかなり多く、実際導入しても使いこなせてない企業が多く存在します。活用できれば効率的に情報共有ができるため、導入の際は積極的な利用を心がけましょう。

予定表管理

上記の機能に加え、基本的な予定表管理機能もSFAは搭載しています。単なるスケジュール管理というわけではなく、上述した顧客管理や案件管理などのSFAならではの機能と連携しているので、一般的なスケジュール表と比べた場合、SFAのスケジュール管理機能は非常に使いやすいデザインとなっています。多くのSFAはスケジュールにコメントを書き込む機能が搭載しているので、マネージャーが営業マンのスケジュール管理を行うことも可能です。

ToDoリスト管理

スケジュール管理と同様に、SFAではToDoリストの管理も行えます。こちらも顧客管理や案件管理などのSFAならではの機能と連携しているので、一般的なToDoリスト管理よりも高い汎用性を有しています。特別な機能はこれといってありませんが、仕事量やリソースの状況などをまとめるには必要不可欠な機能です。また、完了しないまま期日日を過ぎたToDoをチェックする機能を搭載していることがほとんどなので、タスクの漏れにも対応できます。

ファイル共有

SFAは顧客管理や案件管理に加えて、ファイル共有もできます。単純にファイルを共有するだけでなく、ファイルを一元管理することで、各業務の進捗状況を理解できるのがSFAのファイル共有の強みです。もちろん、ファイルやフォルダごとにアクセス制限を設けることができるため、重要な情報も安心して管理することができます。出張先などでも情報の共有が出来る点もSFAのファイル共有の強みです。

ターゲットリスト

顧客リストを自動もしくは任意で振り分けし、データをリスト化する機能をターゲットリストと言います。この機能を使えば、メルマガ配信リストのようなリストを簡単に作成することができます。さらに、いちいち検索をかける手間が省けるので時間コストの大幅カットも期待できるでしょう。また、このターゲットリストはファイル共有のようにアクセスの制限を設けることができます。重要な顧客リストも漏洩の心配がなく管理できるのも、SFAの強みです。

レポート管理

レポート管理は集積したデータを基に受注率やリード獲得などを、担当者や商品ごとに分析することができます。SFAの最大のポイントでもある売上の改善を実施する上で、外せない機能がこちらのレポート管理です。この機能を活用すれば、今までは見えていなかった法則や問題点を可視化できます。営業のマネジメントをしていく上で、非常に役立つツールですので、営業マネージャーの方は完璧に使いこなせるようにしましょう。

売上管理

SFAの売上管理機能は非常に汎用的です。営業マンごとの売上管理や部署ごとの売上管理だけに限らず、顧客別や商品・サービス別に売上管理を管理することも可能です。さまざまな視点から売上を把握できるのがSFAの強みです。また、常に予算と実績の費用対効果を確認できるので、短いスパンでの売上改善も期待できます。UIデザインにも優れているものが多いため、使いにくさを感じることはそうそうありません。売上管理をつかいこなせば、リアルタイムで人員の組み換えや見込みの高い案件から着手するなどの、先を見越した対応が可能になります。

営業支援システム導入での失敗パターン

営業マンがSFAに対して抵抗感がある

営業支援システムを導入しても、定着しない事例が数多く存在します。その理由の1つが営業職の特性にあります。個人の売上が直接、収入に関わってくる営業職。周りとの差をつけるために情報公開に否定的な営業マンもいます。これはトップクラスの営業マンも一般的な営業マンも同様です。営業支援システムを導入する際は、営業マネージャーに対するメリットだけではなく、営業マンに対してもメリットを説明すると良いでしょう。

経営陣などが率先して導入したことで現場の営業には馴染まなった

顧客の満足度にフィーチャーしたCRMとは違い、SFAは売上改善に重きを置いたシステムです。経営陣にとっては非常に優秀なツールですが、営業マンにとっては他の営業マンとの差が縮まってしまう可能性があります。経営陣の都合で無理矢理導入しても馴染まない場合があるので、事前にツールの利用方法やメリットを提示すると良いでしょう。営業支援システムは豊富な種類があるので、自社に合ったコンテンツを選ぶことも非常に重要です。

扱いきれない

社内のITリテラシーが低い場合は、営業支援システムを扱いきれない可能性があります。レガシーな文化が色濃く残る現場で、いきなり営業支援システムを導入しても、定着する可能性は低いでしょう。そういったリスクを回避するためにも、事前にシステムのメリットや意図、さらには細かい操作方法などを解説する場を設けることが重要です。飛び込み営業がメインの企業は、スマートフォンでの操作がメインとなるので、デバイスごとの使い方を認知しておく必要があります。

導入の目的が不明確

導入の目的が不明確の場合、営業支援システムを上手く使いこなせない可能性があります。導入後のビジョンが不明確だと、不必要な入力項目を増やしてしまいかねません。無駄な情報がたまってしまい、結果的に売上改善に繋がらないというケースも少なくありません。営業支援システムの際は、どの部署で、どのような分析結果で、どのうように成果を出したいのか、明確に見据えることが重要です。

導入による仕事の増加

SFAの多くが汎用性を重視しています。そのためSFAはどのような業態でも対応できるようなシステムになっていますが、汎用的である分、不必要な機能も多く揃っています。この不必要な機能とは決して無駄な機能をSFAが搭載しているわけではありません。あくまで一企業にとっては不必要である機能ということです。必要な機能だけをピックアップしなければ工数を増やすことになり、結果的に生産性を下げてしまいます。導入前に必要な機能をブラッシュアップするようにしましょう。

まとめ

さまざまな業態で活用することができる営業支援システム。導入前にしっかりとしたビジョンを立てておくことで、効果的に活用できます。導入時は営業マンにメリットを明示することも重要です。導入後は自社にとって不必要な機能を排除し、必要な入力項目や機能だけを残すようにしましょう。レポート管理機能や売上管理機能を活躍できれば、今まで見えていなかった成果の法則性が可視化されます。本格的に導入を考えている場合は、自社に合った機能を搭載した営業支援システムを選ぶようにしましょう。

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