ブログBLOG

結果を残すPDCAサイクル

2020年3月24日

PDCAは多くの企業や営業シーンでも用いられているセルフマネジメントメソッドです。ここではPDCAとはどのようなマネジメントメソッドなのかを改めてご紹介するとともに、メリットはもちろん、よくある問題点、失敗の要因を分析してお伝えしています。さらに、効率的にPDCAサイクルを回して、最大限にPDCAの活用効果を上げて、結果を残すためのテクニックも説明しています。

PDCAとは

PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の4つの英単語の頭文字を取ったものです。この4つの段階を繰り返し行うことで、仕事を改善・効率化をすることができるワークマネジメント術です。日本でも馴染みの深いPDCAは歴史が深く、1950年代に統計学者ウィリアム・エドワーズ・デミング博士とウォルター・シューハート博士により、アメリカの経営手法として誕生しました。また「PDCAサイクル」と言われることもありますが、これはPDCAの4つめの段階であるActionが終了したら、また最初のPlanの段階に戻って再度4つのステップを繰り返していくことから来ている呼称ですので、一般的には「PDCA」も「PDCAサイクル」も同じものとして考えてよいでしょう。

PDCA

Plan(計画)

Plan(計画)とは、目標の設定や、目標達成のためのアクションプラン作成を意味しています。ここでは、5W(Who,When,Where,What,Why)2H(How,How much)の要素を意識し計画を進めます。この目標やアクションプラン設定は、この後のPDCAサイクルを回す際の起点となるので大変重要です。誰もが理解しやすいよう、数字で把握できる指標を積極的に活用し、具体性のある目標やアクションを設定しましょう。

Do(実行)

Do(実行)とは、Planで設定した目標やアクションプランをもとにした実行を意味します。ただし計画通りの着実な業務遂行だけを指しているわけではなく、計画の有効性や、別の手段の検討の余地を検証する試行の意味合いも含みます。その為、目標への進捗度や結果を漏れなく記録したり、具体的な数値結果が得られるよう所要時間を計測しておくことが重要です。計画通りにいかなかったネガティブな点も、この段階では大切な事実ですので記録しておきましょう。

Check(評価)

Check(評価)とは、最初に設定した目標やアクションプランが達成できたか、また計画通り実行できたかを確認・評価することを意味します。当初の計画通り進捗しなかった場合は、その原因を分析します。もちろん計画通りに進んだ場合でも、成功要因の分析は必須です。Plan(計画)時に立てた目標を検証していくフェーズとなるので数値結果や具体的事象を根拠にして、具体性をもった明確な検証結果を出すことが大切です。

Action(改善)

Action(改善)とは、前段階のCheckで明確にした分析内容・検証課題について改善点を考えていくことを指します。改善点を考えて行く際には、現状の計画をそのまま引き続き進めていくのか、計画は継続させるがいくつかのポイントは改善していくのか、はたまた計画を延期・中止するべきなのか、などといった多くの選択肢を持つようにして、その中で今後フォーカスする課題を検討・決定していきます。

PDCAのメリット

目標などが明確にある

1つめのメリットは、個人・組織間の目標が明確になり、その目標やアクションプランに沿った正しい行動内容が理解できることです。あいまいな目標設定だった場合には、目標達成までの明確な筋道を計画することが難しく、当然本来達成すべき結果を出すことは困難になります。数値的指標などを活用し、目標が明瞭であればあるほど、PDCAは営業活動においても大きなメリットが期待できるメソッドなのです。

行動にメリハリがつく

2つめのメリットは、実行すべき行動に集中できることです。はじめのPlan(計画)の段階で、目標やアクションプランが明確に定められ、各自が理解できている状態なので、自身がこれから行うべき行動内容に迷いがなくなります。特定のアクションにフォーカスできると、誰しも自然と集中力が高まり、計画時点で無駄な行動が省かれている分、生産性の向上も期待できるようになります。

課題が見えやすくなる

3つめのメリットは、課題や不足部分を見つけやすくなることです。PDCAでは何よりもはじめの段階で、数値的指標などを活用した明確な定量目標が設定されています。その目標達成や、アクションプランにフォーカスした行動をしているので、自ずと目標に対しての成功や失敗・アクションプランに対する達成度や未完成度といった、目標と結果との乖離点(課題)が明瞭に見えてきます。そうすると、今後どこをどのように変更すれば目標達成や効果向上ができるのか、という具体的な改善ポイントにも気づきやすくなります。

失敗するPDCAとは?

Planの失敗要因

設定目標までの工程が描けていない

PDCAの基本的な考え方は、仮説と検証です。仮説を立て、その仮説に基づきアクションし、その結果を検証することで、また新しい仮説を立てていくというサイクルメソッドです。それゆえにスタートとなる仮説のレベルが低いと、それに紐づくアクションや検証にもあいまいさが生じ、クオリティの低い結果しか得られません。仮説では「設定目標までの工程」があり、この設定目標までの筋道が描けていないとPlan段階での失敗要因に繋がります。つまり「いつ、なにを、だれが、どのように実行すれば目標に到達するのか」というプランが明確に立っていないと、アクションが明確にならず、結果検証も難しくなります。設定目標や最終ゴールから現在までを逆算して、いかに具体的な仮説・工程を描けるかどうかが、Planの成功と失敗を左右する大きな要因となります。

現状分析や現状把握ができていない

「設定目標や最終ゴールから現在までを逆算して、いかに具体的な仮説・工程を描けるかどうかがPlan段階で重要」ですが、目標や設定目標までの工程を設定するには、当然ながら現在の状況を理解していなければなりません。仮に現状分析や現状把握ができていない状況で目標設定をすると、妥当性の低い希望になり兼ねません。現状把握のもと設定目標から現在までを逆算してアクションプランを組まなければ具体的な行動計画を立てられません。Plan段階では、設定目標や最終ゴールなどの未来のことばかりに意識が向いてしまうが、現状分析や現状把握もPlanの成功には必要なので忘れないようにしましょう。

Doの失敗要因

計画性のないプランの実行

プラン内容のあいまいさ、アクション項目ごとの期日の未設定、優先順位づけがされていないなど、計画性の低いプランだと実行時に迷いや曖昧さが生じてきます。プランが曖昧だと、思い付きな行動や、手当たり次第に実行するなどの失敗要因に繋がります。自身のプランに確信が持てるように、項目を細分化したり、優先順位づけを徹底することで、計画性の高いプランに沿ってPDCAサイクルを回すことが可能になります。
 

Checkの失敗要因

チェック基準の曖昧さ

具体的で厳しい評価基準を持つことがCheck段階における重要な観点です。これに反して、抽象的で甘いチェック基準で全体的に合格点だ、そんな感じでいいと思う…といったような曖昧な評価だとPDCAを効果的に活用できません。PDCAのチェックは、定量的な視点で結果を判断する、数値的指標をもとにして具体性に検証作業を行い、外部の視点も取り入れて、厳しく確実なチェックを行うようにしましょう。

Actionの失敗要因

改善に向けた行動が実行されない

Check段階で改善箇所がわかったとしても、改善に向けた行動が絶えず実行されなければPDCAのサイクルは回らなくなります。改善に向けて可能性のある項目はすべて行う、実行してみたがどうにも結果が出ない場合は課題自体の見直しも試してみましょう。長期間の計画でも途中であきらめず、目標に向かってアクションし、仮説~検証までのPDCAを何度も繰り返し循環させていくことが大切です。高い志をもって決定したPDCAサイクルを回す覚悟をもつこと、それがPDCAメソッド成功においてなによりも大切です。

PDCAを効率的に回すには

目標は数値で示す

PDCAを効率的に回す上で、最初のPlan(計画)での目標を明瞭な数値で示し、計画も具体的且つ詳細に立てることが肝心です。明確な数値目標にフォーカスすることで、具体的なアクションが起こせ、PDCAを効率的回転させ結果も伴いやすくなります。目標設定を行う際は現状分析からはじめ、定量的で数値化できる指標を用いるようにしましょう。また目標には必ず期日を設けて、定期的に進捗や達成度をジャッジすることも大切です。

無理のない計画を立てて計画通りに行う

PDCAを回して、繰り返し続けていく為には、背伸びをし過ぎず実現可能で堅実な計画を立てることが大切です。無理な計画やあやふやな計画を立てると、本来やるべき必須項目に着手できなくなってしまう恐れがあります。そして最良な計画を立てられたら、必ずその計画通りに行動していくことも忘れてはいけません。事前に立てた計画と異なる行動をすると、後日、計画自体の良し悪しを検証するのが困難になってくるからです。また、次のステップにつなげるための結果検証や分析材料として、その時々の特出事項や気付いた課題などの記録を残しておくことも、効率的なPDCAサイクルを生み出すコツになります。

定期的な確認

PDCAを効率的に回すためには、一定期間ごとに確認や評価を行うことが重要です。目先の業務に没頭するあまり、長期的な目標や視点を忘れがちになりますが、PDCAの循環スピードを保ち、効率的に回していくためには定期的な確認が大切です。月間や週間単位で、Plan(計画)に対する進捗確認や分析、次の改善策への提案をいつ行うのかというチェック日時を実施し、忘れないよう前もって決めておくと効率的なPDCAサイクルを維持することができます。

まとめ

約70年前に提唱されてから、今なお多くの企業や営業シーンで活用されているPDCAメソッド。シンプルなマネジメントメソッドなので誰もが取り入れやすい反面、1つ1つのステップのクオリティを落とさず、いかに高水準な状態のままPDCAサイクルを回し続けられるかが鍵です。改めてPDCAの活用方法を見直すことで、無駄なアクションを削ぎ落し、現状の業務効率のアップに繋げて、今以上の営業結果を手に入れてください。

お問い合わせ

企業名必須
担当者名必須
電話番号必須
メールアドレス必須
お問い合わせ内容