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効果的な営業メールのコツ

2020年3月6日

時間コストや金銭コストを抑えられる営業メール。今や営業の主流となりつつあります。そんな営業メールの効果は実際どれほどあるのでしょう?営業戦略の専門家であるMarc Wayshak氏の調査によると営業メールの開封率は24%でした。これは平均値であり、間違ったテンプレートを使用した場合の開封率はさらに下がります。今回は「効果的な営業メールのコツ」や「営業メールの効率を上げるツール」について解説していきます。

営業メールのメリット・デメリット

メリット

電話で営業をかける際は、プロスペクト(見込み客)に出会うまで平均18回かけなければならないという統計があります。メールの開封率は24%なので、プロスペクトに閲覧される確率は約4回に1回です。単純な計算であれば営業はメールの方が良いという結果になります。さらにメールはTPOを選ばないので、相手に資料をじっくりと見てもらえる可能性も高まります。電話では不可能なデータのやり取りをできる点も、営業メールならではの良いポイントです。

デメリット

多くのメリットを持つ営業メールですが、デメリットも存在します。24%という開封率は平均値であり、件名の書き方が悪かったり新規開拓の営業先の場合は開封率がさらに低くなります。さらに営業メールはリアルタイムでコミュニケーションを可能とする電話に比べて、細かいニュアンスを伝えることには向いていません。様々なデータをメールでやりとりすることは可能なので、こういったデメリットは解消されつつありますが、レガシーな文化が色濃く残る業界では電話の方がいい場合もあります。

営業メールの効果を上げるポイント

メールの内容がイメージしやすいタイトル作成

メールの開封率を上げる上で最も大事なことは、「件名(タイトル)の読みやすさ」です。SEO対策では適切なタイトル文字数は35文字と言われていますが、営業メールの場合はこの文字数では多すぎます。営業メールの件名は紙媒体と同じ9文字か11文字が理想とされています。この9文字か11文字の間に3~4単語を入れると返信率が最も高くなるという研究結果が出ています。件名の読みやすさは開封率に直接関わることなので、このポイントは抑えておきましょう。

簡潔に分かりやすくまとめる

営業メールの本文では、簡潔に分かりやすくまとめることが重要です。プロスペクト(見込み客)の大半が朝5時~6時の間にメールを見ているという驚きの研究結果があります。プロスペクトが活字の多いメッセージを早朝から読む確率は高くありません。なるべく活字の少ない文章にしましょう。アメリカのソフトウェア企業であるBoomerang社の30万件のデータによれば、営業メールの語彙が小学生3年生レベルの場合、大学生レベルに比べて36%も高いという結果が出ています。

言葉遣いは丁寧に

文章といえど営業には変わりありません。新規開拓であっても2回目の営業であっても、丁寧な言葉遣いによる印象操作は必要です。言語処理学会の研究データによれば「ご」を使った接頭辞よりも「お」を使った場合の方が、印象が良いという結果が出ています。さらに漢語が多い丁寧語よりも和語の多い丁寧語の方が印象が良いという結果も出ています。分かりやすい簡潔な内容に加えて、くどすぎない敬語表現が営業メールには必要です。

相手のメリットを提示

メールの内容が分かりやすかったとしても、プロスペクトがベネフィット(営業側の利益)をもたらしてくれるとは限りません。ベネフィットに結びつけるためには、何よりも相手にメリットを提示することが重要です。営業において大事なのは「小さいYESの積み重ね」です。取引の規模が大きくなるほど、プロスペクトは大きな判断を迫られます。「競合他社との比較」を伝えることによって取引成立の可能性は一気にアップします。デメリットやリスクを伝えることも非常に重要ですが、逆効果にならないようにオブラートな表現で伝えるようにしましょう。

商談日の候補をいくつか提示する

商談日(アポイント)の候補は必ず複数提示しましょう。このとき大事なのが「商談日の間隔」です。商談日が遠くなればなるほどプロスペクトに考える余地を与えてしまうため、成約率が落ちやすい傾向にあります。翌日のような非常に近い日程を提示した場合も、かえって成約率を下げてしまうデータもあります。商談日の候補もベネフィットに結びつけるための重要なファクターです。2日~7日の候補日を提示することで成約率を下げずに済みます。

営業メールの例文

新規の営業メール

「株式会社◇◇ ◯◯課 △△様

 初めてご連絡を差し上げます。株式会社〇〇の△△と申します。

 この度は弊社の◯◯が貴社の△△に必ず…連絡させていただきました。
 弊社は〇〇の分野で△△の実績がございましてぜひ貴社に…  
 つきましては…下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか?

 ———————————————–
 候補日1 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 候補日2 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 候補日3 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 ———————————————–

 いずれの時間帯も都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けくださいませ。

 ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。   」

新規開拓の営業メールには「必ず」や「間違いなく」といったフレーズをできるだけ取り入れるようにしましょう。トップレベルの営業マンは一般的な営業マンに比べて、これらのフレーズを5倍使用しているという研究結果もあります。新規開拓営業で重要なのはインパクトです。まずは読み続けてもらうことを意識しましょう。

過去に取引のあった営業先に宛てた営業メール

「株式会社◇◇ ◯◯課 △△様

 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。

 この度は弊社の◯◯が貴社の△△に必ず…改めてご連絡をさせていただきました。
 弊社は〇〇の分野で△△の実績がございましてぜひ貴社に…  
 質問1
 質問2
 質問3
 
 一度、直接内容をご説明できればと思います。
 つきましては、下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか?
 ———————————————–
 候補日1 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 候補日2 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 候補日3 : ◯月◯日 XX:XX~NN:NN
 ———————————————–
 
 いずれの時間帯も都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けくださいませ。

 ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。      」

セールスコールの研究では「いつもお世話になっております」というフレーズが使われている場合、打ち合わせをできる確率が3.4倍にまで増加するという結果があるので営業メールでも活用しましょう。1つ以上の質問を相手に投げかけることも重要です。質問を投げかけられた場合の返信率は50%アップするというデータもあります。

営業メールの効率を上げるツール

顧客管理ツール

顧客管理ツールを使うことで業務フローの効率化が可能です。多くの顧客管理ツールは1000万件のビックデータからアプローチリストをAIが抽出する機能を搭載しています。新しいデータの分析に加え、架電結果ごとにリストを振り分ける機能も搭載しています。それだけに留まらず、ワンクリックで直接コールできる機能も備えているので、テレアポの顧客管理にはうってつけのツールです。金銭コストも比較的安いという特徴を持っています。

テンプレート登録ツール

コピーアンドペーストを一つ一つ行うのは、非常に非効率です。テンプレート登録ツールを使うことで、一回で複数のコピーアンドペーストができます。この機能のことをFIFO機能と言います。FIFO機能を使用することで、タブの切り替えを極端に減らし、時間コストの大幅カットを実現します。プログラムを組めるテンプレート登録ツールも存在するので、手作業で行っていた部分を自動化することも可能です。

フォローメールの自動化

プロスペクトに次なるアクションを起こさせるためには、フォローメールの存在はかかせません。フォローメールは人件費を大幅にカットできます。顧客満足度を高める効果を持っていますが、いきなり宣伝文を送ってしまうとかえって逆効果を生みます。自動化した際はユーザー心理への配慮を心がけましょう。

メールを開封した顧客を確認するツール

Googleドライブやグループなどのサービスを利用している会社には、メールを開封した顧客を確認するツールを導入しておきましょう。重要なプロスペクトに対する返信漏れやクレームメールなどを通知する機能を持っています。「G Suite」との連携も可能なため、Google関連のサービスで統一したい場合は必須のツールです。また、メールでの日程調整を簡易化するなどの機能も兼ね備えています。操作方法の習得にいたるまでの時間コストや金銭コストを節約したい場合は欠かせないツールです。

まとめ

営業マンのメール作成時間は全体の業務の中で21%を占めるというデータがあります。これは営業マンのスケジュールの中で最も多くの時間を占めています。営業メールの効率を上げるツールを使えばあらゆるリソースの確保が可能です。ぜひ導入してみてください。また、統計をもとにした件名や文体を模倣することで、成約率が一気に上昇します。ツールと文章テクニックや心理テクニックを駆使して、今まで以上のベネフィットを生み出しましょう。


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