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営業ノウハウの社内共有の重要性

2020年3月12日

営業職は個人の成績が重要視される業界であるため、上位成績のノウハウは開示しづらい傾向にあります。ノウハウ共有が滞った状態では上位成績以下の社員の業績は一向に改善しません。全体のスキルを上げるには、ノウハウの社内共有は必須と言っても過言ではありません。今回は営業職における社内共有の重要性や、情報を共有するためのツールなどを紹介していきます。ツールを選ぶポイントも解説しているので、ノウハウ共有をお考えの方はぜひご覧ください。

営業で成果を出すためには

社内での情報共有が重要

全体の業績を向上させるには情報を社内共有することが重要です。ヴィルフレド・パレートが発見したパレート法則でもよく知られるように、多くの会社では2割の営業マンが利益の大半を生み出しています。会社にとって重要なのは、この2割の優秀な営業マンではありません。企業にとって、残りの8割の営業マンの平均スキルを向上させることの方が重要なのです。2割の優秀な営業マンが培ったノウハウを残りの8割に提供することが最も効率的な業績アップの手段です。

業務の効率化

ノウハウを社内共有することで得られるメリットのひとつに業務の効率化があります。業務の効率化は社内共有におけるメリットのなかで、最も短い期間で効果を発揮できるでしょう。分かりやすい例として、新人研修の際に毎度毎度していた説明を動画で保存し共有したり、随時アップデートが可能なマニュアルを共有するなどがあります。最も生産性の低いフローに社内共有を導入するだけでも、時間コストと金銭コストを大幅にカットすることが可能です。

属人化の防止

営業職は属人化しやすい傾向にあります。上位成績者である2割の優秀な営業マンにとって、ノウハウの社内共有は必ずしもメリットがあるわけではありません。個人の業績が重要視されている営業職では仕方のないことですが、ノウハウ共有という形をとることである程度の脱属人化が望めます。ノウハウの開示を嫌がる優秀な営業マンにはデータ解析による成功事例の法則が可能といった、メリットの明示が必要です。このステップは社内コミュニケーションを円滑にする上で非常に重要です。

情報を検索できる

単なるマニュアルの共有とノウハウの社内共有の違いは、情報を検索できることにあります。ドキュメントやスプレッドシートなどを使用してマニュアルを共有できても、検索ができなければ高い効果は発揮できません。ノウハウ共有ツールを使えば、各マニュアルの検索が可能です。一般的に社内wikiと言われてます。マニュアルの数が少なければノウハウ共有ツールをわざわざ使う必要はありませんが、顧客やサービスごとにノウハウが変わる営業職では、社内wikiは非常に重要な要素と言えます。

社内情報共有ツールとは

社内SNS・ビジネスチャット

ひとつのツールで全てをまかなうわけではなく、それぞれの機能に特化したツールを使用するのが過半です。最も身近な例で言えば、社内SNSやビジネスチャットツールではないでしょうか。多くのビジネスチャットツールは無料で利用でき、導入の難易度も非常に低いという特徴を持ちます。ほとんどのビジネスチャットツールは直感的な操作できるUIデザインを採用しているため、SNSやチャットに対するリテラシーが低い営業マンでも難なく使用できます。

チャットワークなど

最も有名なビジネスチャットツールといっても過言ではないチャットワーク。チャットワークは導入と操作性が非常にシンプルなので、多くの従業員が使うツールとしては非常に有用です。他のビジネスチャットツールと比べた場合、機能面に関しては若干劣るものの、そこまで複雑な機能を求めていないのであれば十分に使用できます。グループチャットの数が14以下であれば無料で利用できます。管理機能を含めた最上級のプランでも1ユーザーあたり月額800円からの利用が可能です。(2020年3月7日現在)

グループウェア

グループウェアはスケジュール管理機能、ワークフローシステム、ライブラリ機能、電子掲示板機能、電子メール機能、会議室予約機能、共有ファイル機能、カレンダー機能などを統合したシステムソフトウェアのことを指します、基本的な社内共有であればグループウェアひとつで賄うことが可能です。グループウェアひとつでも十分ですが、ビジネスチャットツールや社内wikiと併用することで、より高い効果を発揮します。アプリ化されているものも多いので、場所を選ばず使用できます。

サイボウズOfficeなど

サイボウズOfficeは数あるグループウェアのなかでも、ひときわ高い機能性を誇ります。前述したグループウェアの一般的な機能に加え、レスポンスに特化したメッセージ機能やタイムカード機能を有しています。サイボウズOffice最大の特徴が、カスタムアプリという機能です。カスタムアプリでは顧客台帳や日報などの標準では搭載していない機能を作成できます。分かりやすく例えるなら、エクセルやスプレッドシートの上位互換といった感じの機能です。

社内Wiki

グループウェアは有料の場合がほとんどです。なるべくコストを抑えたいという方には、ビジネスチャットツールと社内wikiツールの併用をオススメします。社内wikiはその名の通り、社内共有専用のウィキペディアのことを指します。(ウィキペディア財団のツールではありません)社内wikiはグループウェアのような多くの機能を備えてるわけではありませんので、あくまで併用専門のツールです。よって操作性は比較的簡単である場合が過半です。

Evernoteなど

機能性と連携を重視する場合は、Evernoteの導入をオススメします。Evernoteの最大の特徴は連携性能にあります。グーグルドライブを始め、Gmail、Outlook、Slackなどといったサービスとの連携が可能です。グーグルドライブとの連携が取れる点は非常に優秀ではないでしょうか。基本的な機能もグループウェアには劣りますが、かなり充実しています。高度な書類スキャン機能も備えているため、ペーパーフリーを目指している企業にとっては有益なサービスと言えます。

ファイル共有

グループウェアでまかなえる場合がほとんどですが、ファイル共有のみであれば他のサービスでも利用できます。基本的に無料である場合がほとんどなので、コストをかけたくない場合はファイル共有サービスを利用すると良いでしょう。ファイル共有はオンラインで作業を行うため、使用するファイルはなるべく軽く動作するように調整しておきましょう。特に他のファイルから参照する場合は、かなり重くなるので注意が必要です。

GoogleDriveなど

ファイル共有はGoogle Driveの利用が一般的です。ストレージ容量が15GB以下であれば、無料での利用が可能です。有料プランは100GBで2ドル、200GBで3ドル、2TBで10ドルとグループウェアなどに比べて比較的安価で利用できます。最低限の共有であればGoogle Driveとチャットワークだけで可能です。また、ドキュメントやスプレッドシートに関してはダウンロードのものでなければストレージ容量を埋めることはありません。

ツールを選ぶポイント

使いやすさ

ツールを選ぶ上で使いやすさは非常に重要な要素です。企業によっては事務にテレワーカーを採用する場合があると思います。テレワーカーのソフトウェアに対するリテラシーは必ずしも高いわけではありません。営業マンにとっても同様で、レガシーな働き方が色濃く残る環境に新しいツールを急に導入すると混乱を招く可能性があります。多くのユーザーで使用するツールは、混乱が起きないようになるべく使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

検索機能の豊富さ

社内wikiを選ぶ上で重要なのが、検索機能の豊富さです。扱うノウハウやナレッジが厖大であればあるほど、高い検索機能が求められます。契約期間が1ヶ月からのツールもあるので、導入後に気に入らなければ新しいものに切り替えることも可能ですが、なるべく品質の保証されているツールをオススメします。大量のナレッジの蓄積を前提としている場合は、なるべく検索機能が充実した社内wikiツールを選ぶと良いでしょう。

目的に合った機能の搭載

業態や社内ルールによって、求められるツール像は大きく異なります。例えばファイルのみを社内共有したい場合は無理にグループウェアを導入するよりも、ファイル共有サービスを利用した方が最善です。ユーザーが多ければ多いほど月々の契約料金も増えるため、なるべく目的に合った機能を持つツールを選びましょう。目的に合った機能が不透明な場合は、なるべく多くの機能を搭載したグループウェアの利用がオススメです。

まとめ

営業職において、社内共有は非常に大きなメリットをもたらします。2012年にスタートしたGoogle Driveのおかげで、ファイル共有の障壁は低くなり、簡単な社内共有を利用する企業は増えました。ファイル共有でもメリットはありますが、より大きな効果を生むためにはグループウェアや社内wikiなどのツールは欠かません。グループウェアなどの多様的なツールを導入することで業務効率を最適化し、社員全体のスキルアップを図ることが重要です。

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