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案件管理とは?案件管理ツールの選び方とメリット

2020年3月31日

あなたは顧客との商談履歴をどのように管理していますか?今回は営業現場における商談情報の管理、「営業案件管理」について説明していきます。案件を管理するメリット、効率的な管理方法、最適な案件管理ツールの選び方をご紹介。日々進捗する顧客とのやりとりを細やかに管理して、効率的で無駄のない営業活動を行いましょう。担当顧客の多い営業マンも、営業部門の売上を飛躍させたい営業マネージャーの手助けにもなる「営業案件管理」テクニック満載です。

案件管理とは

営業活動における案件とは?

営業活動において案件と呼ばれるものは、顧客との間で行われた商談のことです。商談とひとくちに言っても訪問からクロージングに至るまで、プロセスごとに細分化することができます。このプロセスを含めた案件ごとに管理を行っているかどうかは職場や組織によって異なるかもしれません。管理を行っている場合には営業担当者が案件情報や進捗を記録し、それを営業マネージャーが確認して、今後のアクションに改善の余地がないかどうかを分析しています。目標達成率の数値だけを見て案件の進捗を確認することももちろんできますが、案件ごとにどんな提案がなされているかといった、商談内容の見える化を図ることで、営業担当者ごとの詳細な一挙手一投足を把握し、マネジメントすることができるのです。

案件情報とは?

案件管理を行う上で重要になるのが案件情報です。そもそも案件情報とは、それぞれの顧客との間で取り交わされた商談にまつわる全ての行動情報を指します。営業担当者ごとに案件情報を自由に入力すると報告内容にバラつきが出てしまうので、営業部門が抱える全ての案件情報を抜け漏れなく把握・管理するためには、案件情報の項目を統一して入力するようにしましょう。項目を統一すると、営業マネージャーも案件情報を一覧でスムーズに確認でき、詳細を分析する際にも項目ごとにまとめて情報が取り出せると、比較や分析がしやすくなります。具体的な案件情報の項目は次の6つです。

5W1H

まず最初に基本的となる項目は、5W1H「When(いつ/日時)・Where(どこで/場所)・Who(誰が/営業担当者や顧客)・What(何を/行動内容)・Why(なぜ/理由)・How(どのように/手段)」です。これはビジネスフレームワークの基本でもありますが、案件情報を入力・管理していく際にも活用できます。案件情報の主旨が明確に、過不足なく伝達することができます。

進捗状況

営業担当者ごとの各案件が今現在、営業プロセス上のどの段階に到達しているのかを管理します。営業プロセスの例としては、「アプローチ(テレアポなど)→ヒアリング→プレゼンテーション(訪問)→クロージング→受注」という段階があります。この5つのプロセスに沿って、案件の進捗具合を確認します。これによって案件ごとの動きが見えるので、成約・非成約どちらの場合でも、営業プロセスの中のどのアクションが最終結果に起因したのかが具体的に特定できます。

受注見込度

受注見込度は企業によって、受注確度や受注精度と呼ばれたりします。つまり、案件が受注に至る確率予想のことです。その見込度の表現方法も企業やシステムによって異なり、見込度の高いものから順に「A・B・C」とアルファベット表記にしたり、「〇%」とパーセンテージで数値表記する場合もあります。複数ある案件を受注見込度という形でランク付けすることで、どの案件の営業活動から着手べきかという優先順位が見えてきます。これにより受注の最良なタイミングを見逃すことなく、また無駄なアプローチ時間を削減できるので、生産性の高い営業をサポートしてくれます。

受注予定日

最終的に受注が確定するであろう日程も合わせて管理します。具体的な受注予定日程を入力することで、営業担当者本人は訪問スケジュールを意識できます。また営業マネージャーは全管理案件の受注予定日を見ることで、期日内に営業部門の目標達成が可能かどうかを確認できます。ですから、期日内の受注見込み件数が目標に達しないと判断した場合には、新しい案件へのアプローチや受注予定日を早めるといった事前の挽回策を指示できるのも、受注予定日を管理しているからなのです。

予想売上額

案件ごとに、いくらの商品やサービスを顧客に提案しているかを管理します。営業活動において重要なのは売上目標の達成ですから、逐一予想売上額を把握しておく必要があります。特に売上目標と予想売上額の差分を早期に把握することで、提案内容の見直しなど、改善策を新たに立てることができます。また案件ごとの予想売上額と受注予定日の掛け合わせによって期日内の予想売上額が算出できるので、両方の項目を同時に確認するようにしましょう。

行動履歴

営業プロセスごとの進捗管理を、さらにもう一段階細かく記録するのが行動履歴の管理です。例えば送付した資料内容・顧客とのメール履歴・商談資料といったものです。実際に顧客に提示した物の履歴を残しておけば、同時に複数の案件を担当していた場合でも失念を防げます。また、営業マネージャーは営業マンや案件ごとの行動内容を具体的に確認できるので、適正なタイミングで最適な資料を提示できているかなど、細部までマネジメントできます。

案件を管理するメリット

業務の効率化

営業部門においてよくある問題が、営業担当者ごとに自身の案件情報を抱えていて、他者は全く関与や把握をしていないというものです。このような環境で顧客から緊急の連絡などが入った時に該当の営業担当者が不在であれば、当然他者では即時対応することができません。そこで案件を管理しておけば営業担当者がいなくても、いつでも・誰でも案件情報が確認でき、ストレスや手間なく顧客対応ができるので業務の効率化に繋がるのです。

情報共有

各案件を成約や受注に導くには商談の中身のクオリティが重要になります。ですから、案件を管理することで、案件ごとの現在のステータスや提案内容が可視化でき、営業担当者本人以外の営業マネージャーやチームメンバーを含めた全員で情報共有ができるのです。同時に、情報共有され第三者の視点が入ることで、商談の中身の良し悪しをチェックし合ったり適切な指示を出せることも、営業活動において大きなメリットになるでしょう。

営業ノウハウの共有

営業部署内でも、当然営業マンごとに成績の差があるでしょう。中でも注目すべきは成績優秀な営業マンが持つ経験や知識、そして独自の営業ノウハウです。営業部門全体の成績や生産性の向上を目指す上で、この成績優秀な営業マンの成功ノウハウを生かさない手はありません。こういった時に案件を管理していれば、成績優秀者の商談における成功ノウハウが具体的なアクションとして見られるので、新人営業マンや、成績が芳しくない営業マンでもすぐに取り入れることができます。これで教育にかける手間や時間が削減できること、そして営業部門の成績の底上げにも寄与してくれるでしょう。

案件管理の方法

エクセル

多くの人が利用したことがあり慣れ親しんだエクセルは、様々な機能があり大変便利です。ですから必要な項目を入力したり計算式を入力すれば、案件管理表としてすぐに取り入れられるでしょう。案件管理表をファイルサーバーを利用して共有すれば、営業部門の関係者全員が閲覧編集も行えます。誰もが編集できるエクセルですから、使い勝手が悪ければすぐに修正したり作り直せるのが魅力です。ただし気軽に始められるのが利点であるのに対し、入力作業に面倒さを感じて滞ってしまうことも多く、継続的に運用していくには「何曜日を入力日にする」といったように具体的な運用ルールを決めて、習慣化させる必要があるでしょう。

SFA

営業部門が立ち上がってから間もない時期などは案件数もそこまで多くないので、エクセルでの案件管理の効果を十分感じられるはずです。しかし顧客数や案件数が増えてくると、営業活動の中でも様々なニーズが出てくるため、エクセルでの案件管理に不便さを感じ始めたタイミングで、SFA(営業管理ツール)の導入を選択肢に入れてみても良いかもしれません。SFAを利用すると、システム上の操作で案件ごとの入力も容易に行えますし、入力に抜け漏れが発生していた場合にも一目で気付けるような機能が内蔵されています。また入力した案件データも必要項目ごとに簡単にレポートとして抽出できるので、営業マネージャーが随時知りたい案件ごとの進捗度合もスムーズに確認できます。

エクセルとSFAとの違い

エクセルの課題

他のデータと紐付けが難しい

エクセル管理の場合は顧客情報がデータで紐付いていかないので、案件ごとに一から全ての情報を入力しなければならない面倒さがあります。また、同一情報を複数のシートに入力していく必要もあるでしょう。その上管理ファイルが複数個になってしまったら、必要項目をスムーズに検索するのが難しくなったり、入力に重複項目が出てきたりと非効率です。地道な作業を求められるのエクセル管理では、時間と手間がかかるのが課題です。

過去案件の掘り起こしが困難

エクセルの特性上、オブジェクトやコメントなどがたくさん蓄積されたファイルや、古いファイルをずっと使用していたり、複数の人が編集を行っているとファイル容量が重くなるので、膨大な過去の顧客情報の中からエクセルでスムーズに検索をかけるのは難しいところがあります。また、エクセルで案件管理を始めた当初は必要がないと思って入力をしていなかった項目も、時間の経過とともに新たに管理・分析したい項目が増えてくる場合があります。けれども過去の未入力情報を見ることは当然できず、過去案件の詳細を掘り起こすのは困難と言えるでしょう。

出先での入力に向いていない

エクセルでの案件情報の入力や確認はパソコンを立ち上げて行うのが一般的なので、出先での使用はハードルが高くなります。また、多くの顧客情報の入ったファイルをオフィス外に持ち出して使用することも、エクセルのセキュリティの観点から考えても安全とは言えません。そのため営業マンは商談終了後に、案件の進捗更新作業を行いにオフィスに戻る必要が出てきます。この工程が大変非効率であることと、面倒さを感じると入力作業が怠慢になり、案件情報の鮮度や正確性が下がってしまう恐れがあります。

ノウハウの蓄積が難しい

エクセルの案件管理では行動履歴を細かく残すのには適していないので、どちらかと言えば結果報告の共有の意味合いが強くなっています。ですので営業ノウハウに直結する詳細な行動履歴は、各営業担当者がエクセルの案件管理ファイル以外に個人の手帳や別ツールを使用して管理している場合が多いのです。手間と時間をかけせっかく情報入力しているにも関わらず、エクセルの案件管理ファイルの中に成功ノウハウが蓄積されないのは大変残念です。

案件数が多くなると管理が行き届かない

地道な入力作業を求められるエクセル管理ですが、案件数が少ない間は案件情報の入力も管理も苦にはなりません。しかし担当する顧客数が増え、案件数も多くなると入力にも煩雑さが増し、案件情報の抜け漏れが発生する可能性が出てきます。こういった入力ミスや進捗の遅れが起こったとしても、エクセルにはアラート機能がありませんから、人為的なチェックを相当強化しない限り、案件情報が抜け漏れたまま放置される恐れがあります。

SFAのメリット

進捗状況の可視化

案件のフェーズを軸にして、それぞれのフェーズに現在どの案件が到達しているのかという進捗状況を一覧で確認することができます。フェーズごとに進捗度合いを確認できるので、1週間以上同じフェーズに止まって動きが見えないような案件には注意案件としてアナウンスが表示されたり、通知してくれるSFAシステムもあります。このようにリアルタイムで案件ごとの動きを管理するのはもちろん、担当者ごとに初回訪問~クロージングまでの営業プロセスの特徴を分析するのにも役立ちます。営業マンごとの営業成績の良し悪しを、営業プロセスの中のどのタイミングが左右しているのかが把握できれば、営業マネージャーから部下への指導も的確に行えるというメリットがあります。

自動的にデータを紐づけできる

営業担当者と案件情報、また顧客情報が全て自動的にデータで紐づけできます。これだけではなく顧客先への訪問記録・提案内容・提案資料といった詳細な情報もすぐに確認することができます。エクセルでこれらの情報を管理する場合、提案内容や提案資料がどんなものだったかを都度自身で記録していくという地道な作業になります。案件ごとの過去の営業内容を細かく確認できることで、自身の営業スタイルの振り返りもしやすくなりますし、営業マネージャーも端的にアドバイスができます。

顧客情報の管理

営業担当者個々人が自身の担当顧客の情報を管理しているケースもありますが、よくあるトラブルとして、営業担当者の変更や異動、退職に伴って引継ぎの情報や内容にミスがあり顧客からのクレームが発生するというものです。このようなシーンでもSFAを導入していれば、顧客情報を営業担当者だけでなく営業部門や同じチーム全員で管理することができるので、後任の営業マンも情報のミスや漏れなく、スムーズに引継ぎを行って顧客との関係を築くことができます。

グループウェアとの連携

メールやスケジュールの管理、社内チャットや共有ファイルなど、日ごろの業務中に使用頻度の高いツールをまとめられるのがグループウェアです。グループウェアサービスにはGoogleが提供しているGsuiteなどがあります。このグループウェアとSFAが連携すると、顧客とのメールのやり取りを自動的にSFAシステム内に取り込み、記録してくれます。またSFAに登録していたスケジュールがグループウェア側のカレンダーにも自動反映されたりと、都度SFAに入力をしなくとも、日常使用しているグループウェアから自動で情報が取り込まれるので、業務の効率化が図れます。

案件の分析

SFAでは期間や営業担当者を選択すると、選択項目ごとに売上見込みや売上結果を表示することができます。また、初回訪問・プレゼンテーション・クロージングといった案件のフェーズごとでも情報管理できるので、次のフェーズに推移せず停滞してしまうような案件があった場合には、自身の営業内のどのプロセスが改善箇所なのかを明確に捉えることができますから、今後の目標や改善策を検討するのに大変役立つポイントです。

案件管理ツールの選び方

使いやすさ

組織に新たな管理ツールを導入する場合、いかにわかりやすく、使いやすいかでそのツールの組織定着度は変わります。ただでさえ既存業務で忙しい営業現場に、使い勝手の悪いツールを導入したら営業マン達から敬遠されるのは目に見えています。実際に使用する営業マンの立場になって、使いやすく負担にならないかどうかを冷静に見極めましょう。ツールの使いやすさこそが、案件管理ツール導入の成否を左右します。

モバイルに対応しているか

外回りも多い営業職の特性上、出先からもツールを使用できるかどうかは考慮すべき点です。モバイル対応していれば商談終了後すぐにスマートフォンから鮮度の高い案件の進捗状況を更新したり、出先で様々な案件情報を閲覧できるからです。しかし、モバイル対応していなければ都度パソコンを立ち上げる必要があったり、場合によってはオフィスに戻って操作しなければいけません。このように営業マンにとって利便性が低いと、案件管理ツールの営業現場での定着を阻む要因になりかねません。

見やすい画面設計か

営業活動における案件管理は、日々進捗する案件情報をこまめに入力・確認することが前提です。そのためどんなに性能が優れた管理ツールでも表示画面が見にくい、操作がしにくいなどの不便を感じると、毎日の利用が億劫になるものです。ですからいかに見やすく・わかりやすい画面設計かに着目し、営業担当者が気軽に継続利用できるかを判断しましょう。システムの本格導入前には、一度トライアルサービスなどを活用して、営業現場での使い勝手を実際に確認するのも有効です。

ツール同士の連携が出来るか

多くの企業で日常的に利用されている名刺管理ツール、office365、Gsuiteなどのグループウェア。こういったツールが案件管理ツールと連携するかは重要なポイントです。なぜなら毎日の業務で多忙な現場営業マンに、案件管理ツールが敬遠される1番の理由が「入力項目が多く面倒」だからです。こういった項目数や重複入力を省くことが、案件管理ツールを営業現場に浸透させる近道なのです。そのため、ツール同士が結び付けばデータを自動で取り込めるので情報を移し替える手間がなく、同一情報を何度も入力する必要がありません。

まとめ

営業成績の向上は、日々行われる、営業マンと顧客一人ひとりとのやりとりのクオリティにかかっています。そのため営業マンの一挙手一投足を案件管理という形で把握・指導していく必要があるのです。管理と聞くと堅苦しい印象を持つ方もいらっしゃるかもしれませんが、効率的で無駄のない営業活動が行われることは、顧客と営業マンの双方にメリットがあります。従来の営業マンまかせの案件管理から、チームや部門全体で案件情報をシェアすることで、営業成績はもちろん、生産性も劇的に向上させられることは間違いありません。

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