ブログBLOG

営業でのアポの取り方の基本(電話・メール)

2020年2月25日

営業における商談機会を得るためには、アポイントを獲得することが必要不可欠です。受注確度の高いアポイントを数多く獲得することで、大きな売上実績につながります。

アポイントを取得する手段には電話やメール、手紙やFAXの送付、イベントでの対話などが挙げられますが、やはり電話とメールが大多数を占めています。

このコラムでは、電話やメールでアポイントの取得を試みる際の基本的な動きや、気をつけたいポイントについて詳しく解説します。

  

アポイントとは

アポイントについて

アポイントは「アポイントメント」の略で、営業におけるアポイントとは、商談や面談の約束・予約のことをいいます。「アポ」と略されることもあり、電話をかけることによって日時や場所を取り決め、面会の約束を得ることを「テレアポ=テレホンアポイントメント」と言います。テレアポやメールにはそれぞれコツがあり、経験を積んでスキルを上げていくことで、受注確度の高い良質なアポイントを取得できるようになります。

  

アポ取りの必要性

います。その際、あらかじめ取得されたアポイントがある場合と、まったく当てが無く飛び込みになる場合とでは、成果に大きな差が生じます。実際の訪問活動にうつる前にアポイントを取得しておくことで、訪問先に合わせたプレゼン内容を考え、事前準備をしっかりと行うことができます。また、急な訪問で相手に失礼な印象を与えたり、迎える側が慌てて準備したりする必要がなくなります。

  

アポ取得の難しさ

なぜアポ取りが難しいのか、それは相手の立場になってみればよくわかります。なんの前触れもなくかかってきた電話が営業電話だとわかれば、「会話を続けたら契約させられる」「忙しいのに時間の無駄だ」「どうやって断ろう…」という考えが先立ち、良好なコミュニケーションは滅多に取れません。ネガティブな考えを持たれた相手の気持ちを変えることは、とても難しいのです。相手の立場を考えたアポ取得を試みることで、最後まで話を聞いてもらえやすくなります。

  

アポ取得準備

過去の商談履歴の調査

社内の顧客データから、過去の商談履歴を詳細に確認します。どのような商材をいつ提案し、結果どうなったのかを把握することにより、アポ取得時の話の切り口が定まります。それらをよく把握せずにアプローチすると、相手の気持ちを不快にしたり、クレームに発展したりする恐れがあります。例えば少し前に提案して断られた時と同じ内容を、別の担当者が再び提案した場合などは、「社内での情報共有ができていない、信用できない」と判断されてしまいます。よって、事前の調査はとても重要です。

  

web訪問履歴の調査

自社のwebサイトへの訪問履歴を確認することで、商品やサービスへの関心度を推測することができます。どのページを、どれくらい長く閲覧していたのかによって、興味関心度の高い商材をおおよそ特定することもできます。そのデータを活用すれば、相手のニーズに合わせた切り口で会話に入ることができ、アポ取得につながる確率も上がります。web訪問履歴を調査することは、アポ取得を効率化させる大きなポイントになります。

  

問い合わせ履歴の調査

アポ取得に向けたアプローチを行う前に、相手から過去に問合せがなかったかを確認する必要があります。せっかく問合せを受けていたのに、内容を確認しないままこちらから連絡してしまうと、「問合せ内容を確認していないのか」と、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。また、問合せを受けた時にすでに別の担当者が対応していた場合は、二重のアプローチになってしまうため、連絡を控えなければなりません。

  

アポ取得のポイント

説明は簡単に

テレアポに関していえば、電話を受けた相手は必ずしもその商材に興味を持っているとは限りません。すぐに断られてしまうことや、相手の気分を損ねてしまうこともよくあります。話を聞いてもらえそうな時は、要点を押さえて簡潔に伝えることがポイントです。相手の混乱を招くような余計な情報は与えずに、トークの無駄はできるだけ排除しましょう。つい気持ちが入って、自社の商材の特徴やメリットを長々と話してしまう場合があります。そうなると、せっかく話を聞こうと思ってくれた相手でも途中でうんざりしてしまいます。メールでアポ取得を試みる場合でも、長々と文章を書き連ねてもなかなか最後まで読んでもらえません。見出しなどの目立つ部分に要点をまとめ、相手の興味を引き出す構成で作成しましょう。

  

主観的な表現は避ける

主観的なイメージは個人によって異なります。例えば「この商品はすごくおすすめです!」「絶対に買うべきです!」などの言葉は、売りたい気持ちが先走るとつい言いたくなってしまいます。しかし、相手は営業側の主観的な意見よりも、客観的事実を重視します。他社製品との比較や導入事例を提示した上で、個人の意見ではなく、客観的な観点で話を進めることが重要です。一方的に主観的なイメージを与え続けてしまうと、怪しまれたり信用を失ったりするリスクも高まります。営業は相手がいて初めて成り立つものです。自分の話に耳を傾けてくれる相手の立場に立ち、冷静な客観的事実に基づいたトークやメールでアポ取得を試みましょう。

  

声のトーン

テレアポでアポ獲得率が高い人の特徴として、「的確な声のトーン」「メリハリのある話し方」が挙げられます。テレアポでよく意識されるものに“笑声(えごえ)”を使って話す、ということがあります。微笑むように頬を上げるようなイメージで、普段より明るくハキハキと話すことで、相手に良い印象を与えられます。電話を受ける側は、暗く抑揚のない話し方ではすぐに切りたいと思ってしまいます。特に第一声は重要で、その後の会話が続くかどうかの大きな鍵になります。ただ元気に話せば良いという訳ではなく、相手の状況や性格に合わせて、適度なボリュームで話すことがポイントです。社内電話録音設備があれば、自身のテレアポ時の声を確認して、改善していくと良いでしょう。

  

断る理由をなくす

電話をかける相手は、基本的にこちらの商材に対する関心度が低く、自身の業務に集中しています。そのような中で営業電話がかかってきて、話を聞いてみようとは思ったものの「質問の返答に時間がかかった」「返答が分かりづらい」と感じた場合、一気に興味や信用が薄れてしまいます。こうしたことから、テレアポの実施前にはあらかじめ質問されそうな内容と、それに対する返答を用意しておくことが必要です。また、断りに対しての切り返しも考えておくことで、より多くのアポ獲得が期待できます。断りに対する切り返しから、自社の商品説明や他社と比較した際のメリットなどを伝えることができ、資料送付や訪問につながるケースが増えてきます。

  

会話を弾ませる

効率良くアポイントを獲得するためには、会話を弾ませるコツをつかむことが大切です。会話が弾めば、相手が抱えている課題や、必要としているものが見えてきます。まずは相手に波長を合わせることを意識しましょう。具体的には、早口・ゆっくりなどの話すスピードを合わせることや、相手の性格をその場で判断して、会話の構成を組み立てることです。例えば、早く結論が聞きたそうな相手には先に結論を伝え、じっくりと話したそうな相手には順を追って丁寧に説明します。相手に寄り添うような話し方を心がけて、話を聞いてもらえる姿勢づくり行いましょう。相手の業界に関する情報や時事ネタなど、共感を得やすい話題を取り入れて会話を弾ませることも有効な手段です。

  

電話する時間帯を考える

こちらがいくら強い気持ちでアポ取得を望んでいても、当然相手にも大切な仕事があります。電話を受ける側の立場になって、時間帯を考えたテレアポを行わなければなりません。業界にもよりますが、一般的に始業直後と昼休みの時間帯は避けるべきと言われています。例えば営業時間が9時から17時までの場合、午後は外回りや会議で相手が不在になる可能性を考えて、10時から12時までの間に電話するのがおすすめです。その時に相手が不在でも、電話に出た方が伝言メモを残してくれることがあります。それによって午後に再チャレンジしやすくなり、運が良ければ相手の方から折り返しの連絡をもらえることがあります。

  

まとめ

アポイントの取得において電話やメールを使うのは最もオーソドックスな方法ですが、一見単純なように見えて、おさえるべきポイントや注意点が沢山あります。特にテレアポは、声と会話のみで勝負しなければならないので、スキルや経験が必要になります。相手に受け入れられやすい会話を心がけることが大切です。コツをつかんで効率的にアポを獲得していけるように、研修を受けるなどしてスキルアップを図りましょう。


お問い合わせ

企業名必須
担当者名必須
電話番号必須
メールアドレス必須
お問い合わせ内容